Naarmate kleine bedrijven veranderen en groeien, wordt de mogelijkheid om snel op te schalen – of af te bouwen – een noodzaak. Nieuwe werknemers toevoegen, bijvoorbeeld, vereist dat het bedrijf zijn telefoonsysteem aanpast om aan de behoefte aan meer lijnen tegemoet te komen.
Dat is moeilijker te realiseren met traditionele op locatie telefoniesystemen door de hogere installatie- en onderhoudskosten, de noodzaak van hardware ter plaatse en de afhankelijkheid van IT ondersteuning. Een op de cloud gebaseerd telefoonsysteem daarentegen zou kleine bedrijven in staat stellen communicatiediensten te beheren op een minder dure, meer gestroomlijnde en wendbare manier.
De volgende punten schetsen de voordelen die kleine bedrijven kunnen behalen door over te schakelen van traditionele PBX systemen naar cloud-gebaseerde VoIP technologie.
Voordelen van een cloud-gebaseerd telefoonsysteem
1. Volledig geïntegreerd communicatiesysteem
Een rapport wijst erop dat de integratie van de communicatie van een bedrijf met zijn dagelijkse toepassingen voor bedrijfsprocessen en werkstromen de efficiëntie helpt verhogen.
Bedrijfsinstrumenten die in de cloud werken zijn gemakkelijk in te zetten, zodat werknemers verbonden kunnen blijven, of ze nu op kantoor zijn of onderweg. Op die manier zorgt de cloud voor een consistente aanwezigheid van het bedrijf en helpt het de productiviteit te verhogen met naadloze toegang tot CRM tools, e-mail, instant messaging, spraak en videoconferencing.
2. Controle over communicatievormen
Een systeem in de cloud geeft bedrijven de touwtjes in handen, zodat ze zelf kunnen kiezen welke functies ze nodig hebben, met toegang om ze gemakkelijk aan of uit te zetten.
Ook geven cloud oplossingen werknemers via een smartphone, bureautelefoon of softphone altijd en overal toegang tot al hun gespreksfuncties. Nog beter is dat ze in real time toegang hebben tot hun cruciale bedrijfssoftware.
3. Bedrijfsfuncties van de bovenste plank
Een cloud-gebaseerd telefoonsysteem geeft kleine bedrijven toegang tot de soorten netwerktoepassingen die je gewoonlijk bij grotere bedrijven vindt. Hiertoe behoren functies als een virtuele assistent, auto attendant, nooit een gesprek missen of call center oplossingen.
4. Mobiliteit en gebruiksgemak
De werkplek van vandaag is steeds mobieler, en vooral kleine bedrijven moeten vanuit meerdere locaties kunnen werken.
Met een cloud-gebaseerd systeem hebben werknemers van kleine bedrijven toegang tot functies waarmee ze van overal kunnen inloggen, zodat ze ook onderweg bereikbaar zijn, zodat klantgerichte en inkomsten genererende werknemers meer controle hebben over hun productiviteit.
5. Tijdbeheer en efficiëntie
Webgebaseerde klantenportalen stellen IT medewerkers in staat hun systeem efficiënter te beheren. Met inzicht in de installatie, de dienstconfiguratie, probleemtickets, training, facturering en gespreksanalyse geeft deze volledige toegang tot het systeem en de account van een klant hen de mogelijkheid minder middelen te besteden aan projectbeheer en zich meer te concentreren op werk dat bijdraagt aan de winst.
Ook kunnen cloud oplossingen gemakkelijk integreren met andere cloud-gebaseerde toepassingen, waardoor mobiele medewerkers toegang krijgen tot alle functies en functionaliteit die ze nodig hebben om net zo efficiënt te werken als wanneer ze op kantoor waren.
6. Flexibiliteit om op te schalen (en af te bouwen)
Naarmate een bedrijf groeit, groeit ook de behoefte om nieuwe medewerkers aan te nemen, nieuwe kantoren te openen en nieuwe klanten aan te trekken. Dit vereist een communicatiesysteem dat kan worden opgeschaald – of afgebouwd – naarmate de behoefte toeneemt.
Met een telefoonsysteem in de cloud kunnen bedrijven zoveel extensies toevoegen als ze nodig hebben om het toegenomen aantal oproepen op te vangen, of, indien nodig, gewoon bellen om deze extra extensies uit te schakelen. In tegenstelling tot traditionele systemen betalen bedrijven alleen voor de extensies die ze nodig hebben, zolang ze die nodig hebben.
Uitgelicht: Het Telefonieplatform voor Slimme Ondernemers
7. Bedrijfscontinuïteit
Werken met een telefoonsysteem “in de wolk” stelt bedrijven in staat met hun klanten verbonden te blijven, ongeacht de omgeving. Een communicatiesysteem in de cloud wordt waarschijnlijk niet beïnvloed door factoren van buitenaf, zoals noodweer of andere problemen waardoor werknemers niet op kantoor kunnen komen.
Met een cloud-gebaseerd systeem kunnen bedrijven consequent aanwezig blijven – en toegang krijgen tot de hulpmiddelen die nodig zijn – om de zaken vlot te laten verlopen.
8. Verbeterde klantenservice
Met de functie Virtuele receptioniste (VR) of Auto Attendant kunnen bedrijven gesprekken gemakkelijk naar verschillende afdelingen leiden en zelfs begroetingen maken die uniek zijn voor een bepaalde afdeling.
Een bedrijf kan bijvoorbeeld vooraf een vakantie begroeting instellen (via het administratief portaal) en deze zo instellen dat op een bepaalde datum wordt teruggekeerd naar de niet-vakantie begroeting. Het zou ook een on-hold bericht kunnen toevoegen over speciale aanbiedingen of veel gestelde vragen.
9. Gemakkelijk nieuwe dienstenfuncties toevoegen
Tijdens drukke seizoenen voegen sommige bedrijven premium belfuncties toe om de efficiëntie van het aannemen van gesprekken te verhogen en de bezetting te maximaliseren. Call Groups, bijvoorbeeld, laten inkomende gesprekken overgaan op meerdere extensies.
Wachtrijen bieden een “dynamische wachtkamer” voor bellers, waarmee bedrijven de wacht-ervaring kunnen aanpassen en het aantal gesprekken beter kunnen beheren. Beide helpen om het aantal voicemails, gemiste oproepen en bezettonen te verminderen, zodat zoveel mogelijk bellers bediend kunnen worden.
10. Kostenbesparingen
Kostenbesparingen zijn een ander voordeel van een cloud-gebaseerd telefoonsysteem. Het verplaatsen van telecommunicatie van PBX platforms naar de cloud kan goedkoper zijn in verhouding tot de maandelijkse servicetarieven in vergelijking met die van een traditioneel systeem, wat helpt de kosten te verlagen en uiteindelijk de winstgevendheid te verhogen.
